随着ISO9000质量管理体系认证和ISO14000环境管理体系认证的深入发展,愈来愈多的组织开始关注将质量管理体系与环境管理体系\职业安全卫生(OHSAS)管理体系结合起来,建立整合型的管理体系,同时向认证机构提出了对整合型管理体系实施一体化审核的要求,即通过一个审核组的一次现场审核,同时颁发ISO9001、ISO14001、OHSAS18001认证证书,从而大大减少组织的管理成本,提高管理体系的运行效率。
一、 整合型管理体系的概念
1、 什么是整合型管理体系
目前,存在三种形式的整合型管理体系(Integrated Management Systems):
全面管理体系:
调整型管理体系(即两个或三个管理体系并存,将公共要素整合在一起的管理体系);
分离型管理体系(即两个或三个管理体系独立存在于组织之中,虽然体系未被集成整合,但组织能从一体化审核中得到好处)。
● 全面管理体系具有以下特征:
1) 体系趋向于进行多种业务的管理;
2) 综合的业务策划过程;
3) 综合的预算策划;
4) 综合的质量方针和目标;
5) 综合的质量、环境和0H&S风险评价;
6) 综合的质量、环境和0H&S审核组;
7) 使用拥有综合能力的员工和审核员;
8) 一体化的体系程序和作业指导书。
● 调整型管理体系具有以下特征:
1) 体系结构趋向于适应多种标准;
2) 分离的业务策划和预算;
3) 分离的方针和手册;
4) 仅仅针对共有标准要素进行了程序一体化;
5) 在标准没有表现出明显共有要素的方面,分列了程序和手册;
6) 没有完全一体化,但体系设计了前后顺序(如相同的形式或程序编写要求),通常使用相同的审核员。
2、 什么是一体化审核
1) 一体化审核允许客户将他们的质量、环境和职业安全卫生管理体系放到一起接受审核。
2) 由来自质量或其他相关领域的专业审核员组成一个一体化的审核组审核组织的管理体系,以验证其是否符合相关标准的要求。
3) 审核组将调整他们的行动,以确保每一个相关标准的要素(共有的和非共有的)均被审核范围覆盖。
3、 为什么选择一体化审核
1) 伴随着标准之间一致性内容的增加,许多组织建立了整合型的管理体系;
2) 降低审核费用和审核的次数;
3) 减少过程和连续管理时间的中断;
4) 协调由于不同审核所造成的审核间的差距;
5) 建立更加紧密的客户/审核员关系;
6) 有助于组织在这些领域的持续提高。
4、 整合型管理体系的好处
1) 为组织提供共同的和连续的管理途径;
2) 降低管理费用
3) 更有效的资源利用和业务计划;
4) 个管理领域间可以取长补短;
5) 提供对生产问题的全面监视并有助于寻求互助的解决方案;
6) 提供满足质量、环境和职业安全卫生要求的全面的解决方案,如减少不合格品等于降低浪费和原材料的无效使用,降低产品的危险程度可以提高质量和满足顾客要求。
5、 建立整合型管理体系的困难
1) 需要细化的专门指导,或者依靠外部的咨询帮助;
2) 建立体系和进行审核都需要强有力的资源支持;
3) 在执行和审核中,过程可能被中断;
4) 在一个或多个领域,可能会因注意/资源不足使组织遭受审核不通过的损失。
6、 整合型管理体系的可行性
1) 都遵循PDCA的循环的原理
2) 各标准之间内容的兼容性
3) 顾客的需求
4) 认证机构业务范围多元化发展的需求
二、 整合型管理体系的一体化审核
1、 两种情况的一体化审核
1) 全面管理体系或调整型管理体系的一体化审核;
2) 同一组织中同时存在两个或三个分离的管理体系的一体化审核。
2、 一体化审核的主要依据
1)《ISO 19011质量和/或环境管理体系审核》;
2)审核员应当参考适当的经国际认可论坛认可的导则,如《ISO/IEC 导则62:对从事质量管理体系审核与认证/注册的机构的认可基本要求》、《ISO/IEC导则66:对从事环境管理体系审核与认证/注册的机构的认可基本要求(EAC7/02);
3) ISO 14011-EMS审核或ISO10011-QMS审核。
3、 审核过程
1) 预审核(第一阶段审核)
● 内容
a)评审顾客的文件化体系;
b)评审标准的要求
c)检查文件化体系的实施情况;
d)为编制第二阶段审核计划收集信息;
e)编制审核计划。
● 预审核的细节包括:检查文件化体系是否充分和完整(在现场进行);检查文件化体系的执行是否满足标准要求;内审计划和管理评审的有效性;评审体系对全面审核的准备程度;评审认证范围;评审审核所需时间,编制计划。
● 预审核的体系评审内容包括:组织是否建立了文件化体系;体系是否以适当的详略程度覆盖了ISO9001/ISO14001/OHSAS18001的所有要素;文件化体系所规定的要求是否被实施;实施的记录是否充分;现场是否有相关的执照或许可证;对法律法规要求使如何识别和管理的;编写的体系文件是否与外部进行了交流和沟通;环境因素/影响是否被识别;质量与环境的持续改进如何实现。
● 内审和管理评审的内容包括:是否有内审方案;方案是否覆盖了文件化体系的所有方面;是否使用经培训的/有资格的审核员进行内审;是否有审核记录;这些记录是否充分记录了审核意见;不符合被怎样处理;对所完成的纠正措施是否形成文件并加以评审;是否进行了管理评审;体系的有效性是否被考虑。
2) 审核准备
● 准备审核计划
a.如果预审令人满意,审核员应当确认组织的雇员人数、经济活动分类代码合过程的复杂性;确认组织环境因素/影响的内部和外部影响;确认组织的地址、有关规章制度和现场的敏感区域;确定如何实施体系审核的转换(如果有);确认认证范围(不能排除"未受控"的环境影响或变更的许可;应当包括暂时性活动,如分包方活动);决定/确认审核所需时间以及日期。
b.审核组长应当与顾客联系,以制定审核计划并考虑:体系整合的方式(分离型、完全型或调整型);选择需要审核的部门/职能,给出可用来证明体系运行是否符合相关标准要求的代表性抽样;关注重要环境因素以及法律法规的职能/活动的控制点;确定审核人员和专业能力的可获得性;仔细研究并确定审核计划,以避免不必要的过程中断;确保审核时间充分。客户将被邀请与审核组长一同评审和改进审核计划(PDCA)。
● 选择审核组成员,包括资格充分、经验丰富的高级审核员;当地审核员;审核员的资格和技术专家的支持,审核员的专业范围(工作经历);审核员的特殊经验(环境因素、法律法规知识);专业机构(如IRCA、EARA、CRBA)的注册人员。
应根据组织管理体系的一体化程度选择审核员,如对完全管理体系或调整型管理体系,应选用"两栖型"审核员。对分离型管理体系,审核组长应是两栖型审核员,审核员可以分别是ISO9000、ISO14000或OHSAS18000审核员。可以使用近似的培训、教育与经历选择法选择审核员。
● 对审核组长的资格要求
参加过经专业机构(如IRCA、CRBA)批准的EMS/QMS/OHSAS MS 高级审核员培训;
参与3次(不少于15天)由高级审核员监督下的完全管理体系审核(组内不少于2名审核员);
由高级审核员确认为合格。
4、 推荐注册的条件
1) 如果存在区域性的小数量的一般不合格(没有严重不合格),应当推荐注册。推荐注册时,应当做到:
在审核结论中,同意被审核方的纠正措施计划(CAP)或者由被审核方在20天内提供;
纠正措施计划以适当的详略程度涉及到所有存在的问题,同时提出了负责人及完成日期
确认被审核方的纠正措施将在审核后6个月内或进行第一次常规监督审核以前完成;
审核组长应为第一次监督审核制定计划。
2) 当出现一个或更多严重不合格的情况,应当不推荐注册。不推荐注册时,应当做到:
审核组长确保将严重不合格的情况记录在审核报告中;
审核组长应就被审核方未来的行动与其展开讨论,尊重他们投诉的权利;
审核组长应当确定再审核的日期,可以与被审核方制定再审核计划。
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