关于意见箱的特别说明

   很多工厂有自然的等级体系，包含老板、最高管理层、中层经理、主管、班组长和工人。通常

沟通要经过此等级体系。遗憾的是这样的沟通形式总是效率低下。常见的情形是工人的建议、需求

或投诉或者没有送达高层，或者在经过很多中层经理和不同部门过滤后送达高层。关于有效管理意

见箱的建议说明如下：

 工厂管理层应制定制度和程序说明意见箱的目的和使用方法。制度中应明确指出工人不会因使用

意见箱而受到惩罚。程序中应明确开启意见箱即检查工人意见的负责人，以及管理层回复的时间

期限。意见箱程序和无报复制度的复印件应张贴在每个意见箱旁边。

应对全体管理人员和工人培训意见箱程序。

 应在公共区域和隐秘区域均放置意见箱。一些工人在其他人面前使用意见箱可能感觉不舒服，而

一些工人则不会。公共区域可包括食堂、公告栏区域、娱乐室等。隐秘区域包括卫生间和宿舍。

在任何情况下，工厂管理层不得让保安站在意见箱附近。这会对工人构成威胁，妨碍他们使用意

见箱。

 意见箱应备有纸笔供工人写下建议或投诉。建议表应留有空白写日期、工人姓名（要表明工人可

选择是否留名）、建议或投诉、联系方式（如果工人希望就所提意见直接联系本人）。还应表明

工人不必使用建议表也可以反映意见、投诉或建议。

意见箱应一直锁上。只有指定人员可以打开意见箱，检查提出的意见。

为保持透明度，可由工人代表和管理层代表一起开启意见箱。

必须对工人提出的意见保密，尤其如果工人通过意见箱投诉或告知管理层他们所受的伤害。在任

何情况下，负责开启意见箱检查工人意见的管理人员不得与其他人讨论工人的建议或投诉，如果

这些人既不参与调查具体投诉，也不是负责检查工人意见的管理团队成员。

如果工人表示希望匿名处理，或意见具有敏感性，或投诉针对某个管理人员或同事，工厂管理层

就不应一直公开回应。但是，如果管理层希望公开回应，张贴出来的信息应关注于问题的内容，

而不要透露投诉工人的姓名或工人投诉对象的姓名。

所有建议或意见应由具备决策力的高级经理检查。所有严重投诉或意见应由工厂高管指定的人员

适当调查。

工厂管理层可对通过意见箱反映的任何建议或投诉进行回复，而无论其重要与否。意见或建议一

经适当调查后可把回复放在工厂告示栏。

如果没有收到工人意见，管理层可张贴以下回应：“这段时间没有工人提出建议”。这会使工人

相信管理层在检查工人意见，也会提醒管理层潜在的问题，促使调查意见箱没有使用的原因。

工厂管理层应秘密保存调查记录，包括工人访谈记录。

工厂应对通过意见箱收到的所有意见进行适当追踪，以确保所有意见已被检查与回复。必须持续

实施意见箱体系，在截止期限前完成各项工作以不使员工对其丧失信任。

文件及管理体系

如果每月从工资中扣除工会费，则应在档案中保留工人签署的授权书，声明工人自愿加入工会并

授权工厂每月从其工资中扣除工会费。

追踪工会会员数。工会只能正式代表自愿入会的工人。

如果集体谈判协议书代替个人劳动合同，应保证每个工人得到一份集体谈判协议书副本。

对于工会或工人代表的书面请求和要求及资方的答复保留副本。

将工人或工会代表与资方举行正式及非正式讨论的全部会议记录集中存档。

建立单独途径通告员工：与工会或其它工人社团的沟通情况，资方根据讨论结果所要采取的行

动。例如，使用公告板向工人通告资方与工会之间的讨论。

4.7.6文件、制度及体系 - 规范管理的证据

工厂文件清单

集体协商协议

雇佣合同

公司简报

意见箱程序

工人管理层沟通系统（制度、程序和记录）

通知与公告栏

管理层与工会或工人代表会议记录

申诉记录

无报复制度与无骚扰制度

扣除工会费授权书

结社自由准则相关培训记录

结社自由准则相关当地法律法规